Lucrul de la distanță pare că nu vine cu un manual de facto despre cum ar trebui să fie realizat. Echipa noastră, asemenea multora dintre voi, experimentează pentru prima data acest mod de lucru. Discutând cu colegi, experți și cunoștințe despre aceasta tranziție, am detaliat în primul articol dedicat Work from Home câteva intrebari cu care ne confrutam mulți dintre noi în legătura cu acest topic.

Continuăm mini-seria #parteneripentruafacerilocale cu o privire mai atentă la avantajele, dezavantejele lucrului de acasă și câteva idei de cum poți gestiona această perioadă.

Avantaje vs. Dezavantaje 

Schimbarea aceasta pare, la prima vedere, în favoarea noastra. Nu mai suntem nevoiți să ne deplasăm la birou și să pierdem timp în trafic. Ne putem organiza mai bine sau ne putem concentra un timp îndelungat pe taskurile importante, acea stare de Deep Work de care vorbește Cal Newport.  Mulți dintre colegii noștri ne spun că se simt mai eficienți și mai stăpâni pe timpul profesional.

Cu toate acestea, intervin și lucruri și stări care ne pot deturna de la productivitatea și activitățile noastre profesionale.

Avantaje 

• Mai multa liniște - la birou putem fi distrași și ne putem pierde concentrarea din cauza diferitelor discuții care se aud pe fundal;
• Economisim timpul din trafic - indiferent de mijlocul de transport folosi, dacă nu stai foarte aproape de birou, timpul pe care îl petreci spre și de la birou poate fi destul de lung. Stiați că ne putem petrece până la 200 de ore/an astfel?
• Este foarte simplu – tehnologia ne ajută saăne derulam activitățile indiferent de locul în care ne aflăm, să ne auzim cu colegii sau să ne contactam clienții
• Putem deveni mai fericiți – ne preocupă dihotomia work – life și cum putem găsi satisfacție sau înțeles mai mult în toate activitățile noastre. Lucrând de acasă, avem posibilitatea de a împăca într-un mod echilibrat aceste două paliere
• Contribuim la un mediu mai curat – indirect, pentru că ne limitam deplasările, avem și un impact pozitiv asupra mediului înconjurator

Dezavantaje 

• Scăderea productivității - aceasta poate apărea din cauza schimbării mediului de lucru cu care am fost obișnuiți, fie că vorbim de atmosferă sau chiar mobilier și aparatură. Scaunul ergonomic de la birou chiar ne lipsește;
• Comunicare deficitară cu echipa - la birou, suntem obișnuiți să fim înconjurați de colegii cu care putem comunica oricând. Când lucrăm de acasă, lipsa contactului vizual și a limbajului nonverbal poate îngreuna procesul de comunicare;
• Dificultatea de a delimita viața profesionala de cea personală - pentru că activitatea se realizează din propria locuință, am putea întâmpina dificultăți în a separa cele doua planuri (cel profesional de cel personal).
• Sentimentul de singuratate - deși distanțarea socială este extrem de importantă pentru a stopa răspandirea noului COVID-19, din cauza faptului că nu mai intram în contact cu colegii noștri, putem resimși diferite emoșii, de înstrainare, de excludere sau chiar anxietate.

Pentru a evita aceste “capcane” cu care ne putem confrunta, putem apela la câteva rutine sau activități care ne vor ajuta ca munca în regim Work from Home să fie cât mai echilibrată:

#1. Alocă un spațiu de lucru dedicat activităților de serviciu

Tentația de a te dedica altor activități, care nu țin de job, poate fi mare, cel puțin la început. Totodată, dacă te gândești să lucrezi de pe canapea, s-ar putea sa se întoarcă în defavoarea sănătății tale in timp. Recomandarea este să îți dedici un spațiu doar pentru activitatea de lucru, astfel încat sa minimizezi distragerile și să pastrezi confidențialitatea activităților tale.

#2. Agreeaza un mod de organizare  

Asigură-te că tu și echipa ta aveți un sistem de organizare și gestionare a activităților, precum și a celor mai bune moduri de a face vizibilă munca voastra și de a va contacta (video conferință, SMS, email etc. și în ce situații). Mulți specialiști recomandă dezvoltarea unor rutine și o disciplină mai mare în perioada îndelungată de Work from Home. De exemplu, stabiliți Check-ins & Check-outs, ce platforme de project management utilizați, 1-to-1 saptamanal pentru prioritizări și progres.

În ceea ce priveȘte organizarea proprie, poți tine cont de cateva aspecte:

• Stabilește când începi și când termini lucrul
• Setează în platforma de comunicare (e.g Skype, Slack, Teams etc.) care este statusul tău (Do not disturb, Lucrez la o prezentare etc.)
• Alocă un timp pentru deep work
• Fii prezent la timp pentru întalnirile cu echipa
• Adaugă și puțin lucrurile care îți plac (de ex. Ascultă melodiile tale preferate)

De asemenea, este important ca tu și managerul tău să aveți o bună înțelegere a noii etichete de lucru și gradul de disponibilitate de a raspunde rapid îl aveți amândoi. De exemplu, daca ai de lucru la un material complex și modul tău de lucru este să îți aloci 2 ore dedicate acestui task, fără să răspunzi la emailuri sau să iei apeluri, este important să transmiți aceste informații mai departe. Dacă unul dintre colegi sau managerul tău au nevoie urgent de tine, cum ar fi cel mai bine sa te contacteze în astfel de situații?  

#3. Conferințe video

Tehnologia ne aduce rapid împreună cu echipele noastre, în contextul în care situația actuală ne recomandă tututor distanțarea socială prin contact fizic. Apelurile video, pe lângă rolul profesional, sunt importante pentru a (re)stabili conexiunile dintre noi, ca echipă. Contactul vizual este extrem de important si, de cele mai multe ori, ajuta la buna desfasurare a activitatilor.

#4. Stabilește pauze de lucru

Probabil deja ai început să simți lipsa pauzelor de prânz alături de colegi sau chiar a meniului mâncat rapid într-o zi plina. Pauzele sunt foarte importante pentru o buna performanță în timp. ÎnsĂ, atunci când lucrăm de acasă, s-ar putea să uitam să ne mai ridicăm de la birou pentru o mică pauză. Mai mult, s-ar putea chiar să ne luăm și prânzul în fața laptop-ului.

Obiceiul poate fi destul de dăunător, pentru ca în lipsa unei astfel de pauze, pot apărea dureri de cap severe și poate interveni oboseala sau lipsa concentrarii. De aceea, este indicat să îți stabilești un program de lucru, dar și să îți setezi rutine de luat pauze.

#5. Construiește în continuare la capitolul încredere

Ca echipa, deja avem încredere unii în ceilalți și rezonăm la același valori. Menținerea acestui status quo este mai simpla totuși atunci când împărțim același spațiu fizic.

Nu putem vedea ce facem fiecare, însă este important să avem acces la resursele de care avem nevoie, de a ne asigura că ne realizăm activitățile si că oferim, în continuare, cele mai bune produse/rezultate ale muncii noastre.

Dincolo de acest lucru, poți crea întâlnirile 1-to-1 cu managerul tău și discută aspectele care consideri că pot avea un impact negativ pe zona de încredere. Comunicarea, deschiderea și transparența devin și mai importante în această perioadă. Utilizează-le cu incredere.

 
Publicam curând și articolul Work from Home – Managementul de la distanță. Vom intra în detalii despre cum gestionăm din rolul de manager Work from Home în cadrul campaniei #parteneripentruafacerilelocale.