Pe masura ce distantarea sociala si masurile de auto-izolare au inceput sa devina din ce in ce mai frecvente, Work from Home (remote) -lucrul de acasa- a devenit noua noastra realitate. Pentru unii a fost o implinire a unei dorinte de demult, pentru altii – un mod fortat de a-si schimba rutina profesionala. Pentru unii un mod de a-si gasi mai mult timp pentru familie, pentru altii un adevarat act disruptiv. 

Echipa noastra nu a facut nota discordanta. Pregatiti sau nu…. o data cu semnalele ca pandemia e aici pentru a ramane, schimbarea modului de lucru in Work from Home/remote s-a instalat pe repede-nainte in planul nostru de continuare al activitatii. 

Cum aduci o echipa de zeci de oameni sa lucreze remote? Si cum mentii tonul optimist  si activitatea cand fiecare este, literalmente, la casa lui?

In ultima luna, am vorbit mult cu colegii mei, cunostinte si clienti despre aceasta tranzitie. Inspirandu-ma din aceste conversatii, propria experienta, discutii cu experti si traininguri, am pregatit o serie de 3 articole pentru tine si echipa ta, in cadrul campaniei #parteneripentruafacerilelocale. 

Primul: 5 intrebari cu care ne-am confruntat sau ne vom confrunta si cum putem raspunde la ele. 

De ce lucruri am nevoie pentru ca echipa mea sa lucreze de acasa?

Ce ar trebui sa fac ca manager pentru ca echipa mea sa fie pregatita pentru lucrul de acasa?

Cum gestionez intalnirile de la distanta cu echipa?

Cum imi vor afecta aceste schimbari eficienta si productivitatea echipei mele?

Distantare sociale, emotii, incertitudine, provocari – cum ma implic si ce ar trebui sa fac pentru a gestiona partea emotionala a lucrului de acasa in timpul pandemiei?

• De ce lucruri am nevoie pentru ca echipa mea sa lucreze de acasa?

Lucrul de acasa se bazeaza pe multi factori pentru a fi eficient pe termen lung. Iar pe timp de criza, alaturi de stresul cauzat de situatie, avem de gestionat si multe emotii si decizii. 

Asa ca incepem cu lucrurile pe care le putem controla. Prima baza pe care o acoperim: echipa & infrastructura. Tinand cont de lucrurile pe care noi le-am facut, ca echipa, am realizat un scurt checklist, pe care il vom tine aproape pentru situatii viitoare.

Echipa 

• Realizeaza o lista cu toata echipa, pe categorii: membri care pot lucra remote, membri care nu pot lucra remote si cei care ar putea lucra, dar in anumite conditii 
• Identifica numarul de laptopuri disponibile si care este necesarul de achizitionat (inclusiv cateva pentru back-up, tinand cont de marimea echipei tale)
• Identifica telefoanele mobile si necesarul de achizitionat 
• Identifica alte solutii de mobilitate pentru angajati (cum ar fi Bring Your Own Device – BYOD) 
• Creeaza un ghid care sa ii ajute pe cei care incep lucrul de acasa sa isi deruleze activitatea tinand cont de noul format (utilizarea tehnologiilor de acces de la distanta, securitate, recomandari de gestionare a programului, a echipei etc.)
• Verifica legislatia in vigoare si ce documentatie trebuie sa realizezi pentru lucrul de la distanta

Infrastructura

•  Identifica aplicatiile-cheie de care businessul are nevoie (de la email la aplicatii specifice de ERP, semnatura digitala, CRM etc.)
  
• Identifica ce aplicatii sunt utilizate in cloud si verifica accesul la acestea
• Identifica o platforma de videoconferinta si discutii potrivita pentru echipa si organizatie 
• Identifica aplicatiile necesare pentru lucrul de la distanta (cum ar fi accesul VPN, aplicatii avansate de securitate etc.)
• Verifica ca toate echipamentele care vor fi utilizate in lucrul de acasa sa fie operationale, sa aiba toate update-urile de sistem & de aplicatii realizate 
• Revizuiesti politicile de securitate si verifica daca este necesar sa adaugi noi masuri de securitate sau sa le comunici anumite informatii noi echipei cu privire la securitate. (e.g autentificare diferita, politica de utilizare a laptopurilor de acasa, atacuri cibernetice etc.) 
• Verifica conexiunea la internet si, in masura posibilitatilor, achizitioneaza o retea de back-up 

• Ce ar trebui sa fac ca manager pentru ca echipa mea sa fie pregatita pentru lucrul de acasa? 

Primul lucru este sa te asiguri ca au la dispozitie infrastructura de lucru. In functie de cat de mare este echipa si de responsabilitati, poti discuta direct cu managerul IT sau cu managerul care asigura gestionarea situatiei de criza. Asigura-te ca au vizibilitate cu privire la toate cerintele echipei tale legat de tehnologie si access la aplicatii. 

Mai ales in situatii cu multa presiune, asa cum este cea generata de o pandemie, chiar si celor mai buni dintre noi le pot scapa lucruri. Fa echipa cu toti cei implicati si tine canalele de comunicare cat mai deschise. Nu este un moment bun pentru discutii aprinse, asa ca pune rabdarea si comunicarea deschisa inainte tuturor argumentelor. 

Al doilea lucru este sa intelegi ce provocari vin in acest context, lucrul de acasa in timp de criza, si cum ii poti sprijini. De pilda, vei observa ca sunt persoane care vor simti imediat lipsa prezentei echipei sau sunt persoane pe care le afecteaza mai mult stresul generat de aceasta situatie. Iar ca manager, iti vei descoperi noi skilluri si vei invata sa fii atent si la alte nevoie fata de cele de dinainte. 

Din propria noastra experienta, principalele provocari pot fi:

• Accesul la informatie: unul dintre primele lucruri cu care ne-am confruntat este timpul mai mare alocat gasirii informatiei sau chiar primirea raspunsurilor la intrebari simple. 
• Managementul echipei in lipsa interactiunii fata in fata: Atat managerii, cat si echipele lor se gandesc la cum va decurge coordonarea, realizarea activitatilor si delegarea in acest context. Si unii, si altii pot simti ca nu sunt suficienti de eficienti sau, din contra, ca lucreaza mai mult ca oricand. In unele cazuri, echipa poate considera ca, de la distanta, managerii pierd contactul cu ei, ca au acces redus la comunicarea cu acestia sau ca nu primesc suficient sprijin in realizarea activitatilor lor. 
• Distrageri: atunci cand de acasa lucreaza toti membrii familiei, inclusiv cei mici, lucrurile se pot dovedi mai provocatoare decat in mod normal. Sunt sigura ca ati avut cel putin un coleg/a al carui pusti a fost prezent cu voi in video call sau care se auzea pe fundalul convorbirii.

Sunt cateva modalitati de a aborda aceste situatii. Vom detalia in partea a 2-a a articolului, insa pe scurt: 

• antreneaza echipa prin setarea unor rutine
• pune la dispozitie mai multe optiuni de a te contacta si fii transparent cu programul (calendarul sigur te va ajuta aici)
• ofera o structura de comunicare (de exemplu – pentru intalnirile de debrief zilnice, folositi aplicatia de videoconferina, pentru situatii urgente – SMS) 
• incurajeaza cat mai mult echipa sa discute cu tine despre ceea ce ii preocupa, inclusiv lucruri emotionale. 

•  Cum gestionez intalnirile de la distanta cu echipa? 

Personal, consider ca sunt mai eficienta daca avem o serie de reguli pe care le cunoastem si pe care le respectam. Sunt un mare fan al check listurilor (am inceput acest articol cu 2), a transparentei in activitate si a utilizarii platformelor de gestionare a activitatilor (cum ar fi Jira- Atlassian sau Basecamp) pentru ca ma ajuta sa fiu mai productiva. Fie ca am lucrat de acasa in vremuri normale sau in vremuri de pandemie, am observat ca existenta acestor rutine este de folos atat pentru mine, cat si pentru colegii mei. 

De exemplu, pentru video conferinta cu echipa, poti avea in vedere sa ai o agenda clara de topicuri, sa fiti de acord ca nu luati alte telefoane, nu faceti multitasking si nu ii intrerupeti pe ceilalti sau nu le dati ocazia sa vorbeasca. Faceti un sumar de final si mentionati responsabilii, daca este cazul. 

Pentru ca nu mai exista micile conversatii de zi cu zi, poti opta ca primele 5-10 minute din convorbire sa fie pentru un check-in rapid, in care toti sa impartaseasca ce mai fac.  

• Cum imi vor afecta aceste schimbari eficienta si productivitatea echipei mele? 

Aceasta este o intrebare al carui raspuns, in vremuri de ne-criza, ar trebui sa fie ca lucrul de la distanta nu va afecta productivitatea si eficienta.

In situatia pe care o traversam, desi imi displace profund, raspunsul este depinde. Intervin multi factori, care nu tin doar de echipa, ci si de modul in care evolueaza afacerea voastra: de la ce tip de activitatea aveti, cum trebuie sa refaceti strategia de business, ce noi streamuri de venituri identificati, cati oameni pot lucra de acasa si cati de la birou, cum reactioneaza clientii. Cel mai probabil, notiunea de productivitate si eficienta poate capata noi valente. 

Gandindu-ma la experienta echipei, este posibil ca, in aceasta perioada, sa aveti nevoie de un timp pentru a intra intr-o noua rutina de lucru si fiecare membru al echipei sa se acomodeze cu lucrul de acasa si alaturi de partener/a si copii, daca este cazul. Daca reusiti sa gasiti rutina prielnica pentru voi, aplicatiile potrivite si o buna comunicare interna, lucrurile vor merge in directia potrivita.  

• Distantare sociale, emotii, incertitudine, provocari – cum ma implic si ce ar trebui sa fac pentru a gestiona partea emotionala a lucrului de acasa in timpul pandemiei? 

Am vazut intr-un articol referitor la aceasta perioada ca top managementul, si in special CEOs, ar trebui sa devina in aceasta perioada Hope-Givers-in-Chief. Desi initial partea pragmatica din mine a fost mai putin incantata de acest lucru, stiind ce potential economic negativ poate avea aceasta pandemie, partea optimista a inteles necesitatea unei astfel de abordari. Cu toti membri echipei aflati la distanta, incertitudinile legate de evolutia afacerilor, schimbari, mai multe emailuri, mai multe telefoane si multe stiri, este firesc ca partea emotionala, oricum s-ar manifesta ea la fiecare dintre noi, sa ne influenteze. 

Astfel, devine mai important ca oricand ca echipa de management sa isi pastreze calmul, luciditatea si vizibilitatea pentru a da oamenilor incredere, sa ii ajute sa se linisteasca si sa faca fata incertidunilor mai usor. 

Ideal este sa ai pregatit pentru echipa si ajutor specializat. Ca manager, chiar si cu toate trainingurile prin care ai trecut, nu te poti transforma in terapeut, daca situatia o cere. S-ar putea sa para mult pentru unii dintre voi, insa daca aveti posibilitatea alegeti sa puneti la dispozitie oamenilor acces la psiholog sau HR care are specializare in gestionarea unor astfel de momente, aveti in vedere si aceasta solutie.

Urmareste si urmatoarele doua articole cu privire la Work from Home. Vom intra in detalii despre cum gestionam ca manageri Work from Home si cum gestionam ca membri ai echipei noua noastra realitate in cadrul campaniei #parteneripentruafacerilelocale.

Articol realizat de Steliana Moraru, Head of Marketing & Digital Transformation

Avertisment

Acest articol are caracter pur informativ. Articolul nu reprezinta o recomandare de  servicii financiare sau o oferta ferma de a contracta produsele financiare la care face referire acesta. De asemenea, articolul nu reprezinta o consiliere financiara personalizata, consiliere fiscala/juridica sau alt tip de consiliere corporativa. Desi informatiile prezentate au fost verificate cu atentie, OTP Leasing Romania nu este responsabila pentru informatiile prezentate in acest document, acestea putand fi modificate fara nicio notificare prealabila.